„Wrażliwą” dokumentację przedsiębiorstwa stanowią informacje techniczne, technologiczne, organizacyjne lub inne informacje posiadające dla niego wartość gospodarczą. Tego typu dokumenty przedsiębiorstwo chroni szczególnie przed konkurencją i podejmuje niezbędne działania w celu zachowania ich poufności. W przypadku przedostania się informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa na zewnątrz do rąk niepowołanych przedsiębiorstwo musi ponieść ciężar strat. Konkurencyjność firm zależy od ich reputacji, a w przypadku wycieku informacji to właśnie reputacja firmy ucierpi w pierwszej kolejności. Rok 2006 nazwano „rokiem wycieku danych’. Właśnie wtedy pobito wszelkie rekordy pod względem liczby przypadków naruszenia wewnętrznego bezpieczeństwa informatycznego firm oraz skali poniesionych przez nie strat. W okresie tym miało miejsce kilka największych wycieków w historii. Hakerzy „grzebali” w firmowych śmieciach i układali jak puzzle kolejne kawałki ścinek, które w efekcie końcowym tworzyły czytelny dokument. Z tego artykułu dowiesz się co zrobić, aby uniemożliwić próbę odzyskiwania danych ze ścinków papierowych, jak bezpiecznie zniszczyć dokumentację papierową oraz jak trwale zniszczyć nośniki magnetyczno-optyczne i dyski twarde.

W jaki sposób gromadzone są dokumenty do zniszczenia?

Firmy zewnętrzne stosują różne systemy zbiórki dokumentacji papierowej przeznaczonej do zniszczenia, najczęściej podstawiają specjalistycznie plombowane pojemniki do swoich klientów. Pojemniki te są podmieniane w ustalonych terminach a pełne pojemniki są przewożone do zamkniętych stref bezpieczeństwa, gdzie pod nadzorem kamer monitorujących wyjmuje się dokumenty z pojemników i przekłada do specjalnych maszyn niszczących. Transport pojemników od klienta do partnera zewnętrznego powinien być monitorowany przez system GPS oraz opierać się na zabudowach kontenerowych chronionych przed osobami postronnymi. – informuje Michał Konopka, ekspert Serwisu boomway.pl. Nasi eksperci, którzy dokładnie analizują potrzeby firmy a następnie dostarczają jej rozwiązanie w postaci rzetelnej wiedzy biznesowej, zalecają, żeby sam proces niszczenia był monitorowany przez system kamer cyfrowych. Pozwoli to na oglądanie procesu niszczenia przez klienta w czasie rzeczywistym w Internecie. Należy również wybierać partnerów zewnętrznych, którzy po zniszczeniu dokumentacji wystawią certyfikat zniszczenia. System zbiórki może również odbywać się za pomocą specjalistycznych worków zamiast specjalistycznych pojemników. Są one jednak mniej bezpieczne i mniej wygodne w procesie gromadzenia dokumentacji przeznaczonej do zniszczenia.

W jaki sposób niszczone są dokumenty?

Dokumenty papierowe powinny być zniszczone zgodnie z normami zniszczenia DIN 32757. W skutek zniszczenia powstają ścinki. Norma DIN definiuje wielkość ścinki, która zależy od stopnia bezpieczeństwa zniszczonych dokumentów. Im wyższy stopień bezpieczeństwa tym mniejsze prawdopodobieństwo odczytania zniszczonych danych. W większości przypadków wystarczy 2 lub 3 stopień utajnienia, lecz dokumenty określane jako tajne i ściśle tajne wymagają zniszczenia w 4 bądź 5 stopniu. Ścinki powstałe w wyniku niszczenia są sprasowywane w maszynach przemysłowych. Innym sposobem niszczenia dokumentacji jest przyjazd specjalnych samochodów ciężarowych wyposażonych w maszynę niszczącą do klienta. Dokumentacja jest niszczona na miejscu a proces niszczenia może być monitorowany przez klienta bezpośrednio. Niektóre firmy inwestują we własne niszczarki i instalują je w biurze. Ma to oczywiście swoje plusy – oszczędność. Jednak niesie ze sobą również zagrożenia. Niszczarka biurowa jest dobrym rozwiązaniem jeśli firma posiada bardzo mało dokumentacji do zniszczenia. Przy nieco większych ilościach dokumentacji jest ona mało wydajna, pochłania pracę i czas pracowników. Dobre niszczarki niszczące w wysokich stopniach utajnienia są kosztowne, należy pamiętać, że ich serwis jest też kosztem o którym często się zapomina. Każda niszczarka generuje hałas i pył a ścinki które produkuje trzeba wypróżniać.

W jaki sposób niszczone są nośniki magnetyczno-optyczne?

Nośniki magnetyczno-optyczne również powinny być zniszczone zgodnie z normami zniszczenia DIN 32757. W skutek mielenia w maszynach niszczących powstają ścinki optyczno-magnetyczne. Norma DIN definiuje wielkość ścinki, która zależy od stopnia bezpieczeństwa zniszczonych nośników. Im wyższy stopień bezpieczeństwa tym mniejsze prawdopodobieństwo odczytania zniszczonych danych. W przypadku tych nośników stosuje się 3-stopniowy system utajnienia. Firmy zewnętrzne najczęściej odbierają nośniki magnetyczno-optyczne i przewożą do zamkniętych stref bezpieczeństwa, gdzie pod nadzorem kamer monitorujących nośniki są niszczone.

W jaki sposób niszczone są dyski twarde?

Dyski twarde niszczone są najczęściej metodą sprzętową, tzn. poddawane są mechanicznej destrukcji, która jest najszybszą metodą gwarantowanego kasowania informacji. W celu dokonania uszkodzenia logicznego (struktury i programów) oraz fizycznego (uszkodzenie talerzy, głowicy, napędu oraz hermetycznej obudowy) najczęściej stosuje się wiercenie talerza wiertłem oraz miażdżenie obudowy młotem. Mimo pominięcia kasowania danych przez długotrwałe nadpisywanie dysków (metodą programową), co nie jest wykonalne przy dyskach uszkodzonych oraz tzw. degaussowania, czyli demagnetyzacji, która stanowi metodę uznaną za skuteczną, ale nie gwarantowaną (nie można sprawdzić poprawności wykonanego kasowania). Zazwyczaj  twarde dyski niszczy się zatem  mechanicznie, co stanowi gwarantowaną metodę kasowania danych.

Przedsiębiorstwo, które planuje nawiązać współpracę z firmą profesjonalnie zajmującą się niszczeniem dokumentacji, powinno wcześniej zaznajomić się z danym tematem. Jak wynika z artykułu, jest wiele aspektów, z których nie zdajemy sobie sprawy, a które są bardzo istotne dla zachowania poufności danych. Nasi eksperci indywidualnie analizują każdą firmę i przygotowują dla niej analizę, która nie tylko kompleksowo opisuje temat niszczenia dokumentów, ale również zawiera informacje o przedziale stawek na rynku, czyli ile kosztuje taka usługa oraz na co należy zwrócić uwagę wybierając firmę do współpracy – informuje Michał Konopka, ekspert Serwisu boomway.pl.

Autor: Agnieszka Gugała